Posta Elettronica Certificata: Informazioni sulla P.E.C. (domande frequenti)

Cos'è e a cosa serve la Posta Elettronica Certificata (P.E.C.)

L'e-mail è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di comunicazioni in quanto, rispetto ad altri strumenti, ha il vantaggio dell'immediatezza.

P.E.C. è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata.
È un sistema per l'invio di documenti informatici del tutto simile alla posta elettronica tradizionale; se ne differenzia solo per la sua caratteristica di garantire agli utenti la CERTEZZA, a valore legale, dell'invio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.

A cosa serve

La P.E.C. può essere utilizzata per l'invio di messaggi che possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file (anche come allegati).

Consente di certificare l'invio, l'integrità e l'avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il mittente ed il destinatario.

Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Così la P.E.C. ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, quindi l'avvenuta consegna del messaggio elettronico è opponibile a terzi.

Che differenza c'è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno ed il servizio di P.E.C.?

Il servizio di Posta Elettronica Certificata consente di inviare documenti informatici, fornendo la "certificazione" dell'invio e dell'avvenuta (o mancata) consegna.

La P.E.C. ha, pertanto, tutti i requisiti della Raccomandata A/R con alcuni vantaggi aggiuntivi:
- Tempi di trasmissione brevissimi;
- I costi di invio/ricezione sono zero. Si paga solo il canone annuo per l'attivazione del servizio;
- Certificazione del contenuto del messaggio trasmesso (nella raccomandata tradizionale viene certificata la spedizione o la ricezione del plico ma non il suo contenuto, cioè cosa è stato spedito o ricevuto).

L'utilizzo della P.E.C. è diverso da quello di una normale posta elettronica?

Le modalità di accesso ed utilizzo sono sostanzialmente le stesse.
Si può accedere alla propria casella di Posta Elettronica Certificata sia attraverso un client di posta elettronica (es. outlook) sia attraverso un browser Internet (come una normale web mail).
È consigliabile usare la webmail perché è più semplice.

Se si utilizza Outlook, Thunderbird o un qualsiasi altro programma di posta questo deve essere configurato opportunamente. Di norma il gestore fornisce tutte le informazioni necessarie su questa configurazione.

La gestione dei messaggi scambiati è di solito un po' più complessa rispetto a quella di una normale casella di posta elettronica in quanto, ai messaggi veri e propri, si sommano i messaggi di servizio relativi alle varie notifiche di consegna e/o ricezione.
Tali notifiche devono essere conservate come prova, come del resto accade per le ricevute e le cartoline di ritorno della Posta (Es.: di una Raccomandata A/R).

Quali caratteristiche ha in più la PEC rispetto all'e-mail tradizionale?

La Posta Elettronica Certificata, in apparenza simile alla posta elettronica "tradizionale", offre un servizio più completo e sicuro, prevedendo:
- I livelli minimi di qualità del servizio e di sicurezza stabiliti dalla legge;
- La certificazione dell'invio e della consegna del messaggio;
- L'opponibilità a terzi delle operazioni di invio e ricezione di un messaggio;
- La certificazione del contenuto del messaggio.

Quando è preferibile inviare messaggi di P.E.C.?

La casella di Posta Elettronica Certificata è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni "ufficiali" per le quali il mittente vuole avere la CERTEZZA, con valenza legale, dell'invio e della consegna del messaggio.

In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di P.E.C.?

Nel momento in cui l'utente invia il messaggio riceve, da parte del proprio Gestore di P.E.C., una prima ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale.
La ricevuta costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio (non della consegna al destinatario). Allo stesso modo, quando il messaggio arriva nella casella del destinatario, il suo gestore di P.E.C. invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l'indicazione di data ed orario, indipendente dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.

I messaggi di "ricevuta" di accettazione e/o consegna sono firmati digitalmente e vanno conservati come prova, come del resto accade per le ricevute e le cartoline di ritorno della Posta (Es.: di una Raccomandata A/R).

Da una casella di P.E.C. è possibile inviare un messaggio certificato a chiunque abbia una casella di posta elettronica (anche normale)?

Sì, ma l'invio e la ricezione di un messaggio di Posta Elettronica Certificata hanno VALORE LEGALE solo nel caso in cui anche il destinatario sia dotato di una casella di Posta Elettronica Certificata.

In caso contrario la comunicazione inviata ai nostri uffici non avrà pieno valore (quindi NON più come una Raccomandata A/R) ma semplicemente come una e-mail generica.

Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?

Se il messaggio è stato effettivamente consegnato alla casella del destinatario (cosa provata dalla ricezione del messaggio di notifica) quest'ultimo, per legge, non può negarne l'avvenuta ricezione, anche nel caso in cui egli non abbia effettivamente letto il messaggio stesso.

La ricevuta di consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di P.E.C. scelto dal destinatario, riporta la data e l'ora in cui il messaggio è arrivato nella casella di Posta Elettronica Certificata del destinatario, certificandone così, a norma di legge, l'avvenuta consegna.

Come si richiede il servizio di P.E.C.?

Per prima cosa è necessario che l'utente scelga (in funzione delle proprie esigenze/preferenze) il gestore di Posta Elettronica Certificata con cui vuole attivare la propria casella.
Per attivare la casella di P.E.C. è necessario seguire le istruzioni contenute nel sito o nel manuale operativo del gestore scelto.

L'elenco dei gestori di P.E.C. è segnalato nei link utili.

La P.E.C. è semplice da utilizzare?

Gestire una casella di posta elettronica certificata è un po' più complicato di una e-mail normale in quanto ogni azione di invio o ricezione di messaggi certificati genera più e-mail con allegati (messaggio, conferme, errori, etc.).
Per non creare confusione è consigliabile di tenere separata la gestione della posta elettronica normale dalla posta certificata.

Link utili